仕事の効率化を図るための自己管理

残業ゼロの仕事のコツを伝授します

ABOUT ME

私は静岡で看護師として13年勤務しています。看護師の仕事は多忙で残業の多い仕事ですが、自分なりの努力で今は残業なしで定時退社ができるようになりました。これは病院に限らず一般の会社でも通じることだと思いましたので、その仕事の仕方をまとめたサイトを立ち上げてみました。

自分を管理して効率化を図る

自分を管理して効率化を図る 残業をなくす第一歩は仕事の効率化です。仕事を効率的に進めて時間内に終わらせることが残業ゼロで退社をするポイントです。仕事を効率的に進めるためには、自分のやるべき仕事を把握して、リスト化して優先順位をつけて滞りなく実行していくことが重要なのです。さらにやることリストを円滑に運用するためには各項目の期限だけでなく、開始日時を記載することもポイントです。開始日時を管理することで仕事の遅れを未然に防ぐことができるからです。

仕事に優先順位をつける

残業ゼロの仕事術を身につけるには、仕事を効率的に進めていくコツを掴むことです。そのコツをつかむスタートとして仕事に優先順位をつけるということが必要です。仕事には緊急性のある仕事、緊急ではないけれど重要な仕事、後回しでも構わない仕事など、いろいろな仕事がありますが、それを何も考えずに目の前にある仕事から手をつけていくと、緊急で重要な仕事に手が回らなくて顧客や会社に迷惑をかける事態を起こしかねません。仕事の内容を良く把握して緊急性があって重要度の高いものを優先させるようにしましょう。

やる事リストの作成

仕事の優先順位をつける場合に必ず必要になるのがやることリストです。自分のやるべき仕事や業務にどういったものがあるのか把握しなければ、優先順位のつけようがないからです。それも頭の中で考えるのではなく、必ずリスト化をして目に見える形にする必要があります。そのリストを見ながら、タスクを細かく分けて、漏れがないか確認をした上で、重要な仕事や緊急性のある仕事を確認しながら優先順位をつけていきます。やることリストは必ず前日に用意するように習慣化しましょう。

頭脳労働と単純作業を分ける

仕事の優先順位をつけるポイントとして頭脳労働と単純作業を分けるという作業があります。頭脳労働は企画書作成や提案書作成など、集中して考えながら作業をする必要がありますので、午前中の頭がすっきりしている時間帯にできるように配置します。荷物の移動やダイレクトメールの封筒詰めなど考えなくてもできるような単純作業は頭脳労働のあとに行うようにします。こういう配置によって、仕事の効率化を図るようにしますが、午前中疲れているような時は順番逆にして単純作業から始めても構いません。

締切ではなく開始時点を考える

やることリストに書かれた項目は優先順位をつけて仕事を進めていきますが、その項目毎に必ず開始と締切の日時も加えるようにします。締切日時だけ書く人が多いのですが、締切しかない場合、どうしてもその日時から仕事を始めてしまう場合が多く、なにかトラブルが発生すると期限に間に合わないことが起きてしまいます。それを防ぐために開始日時も明記して仕事の管理をするようにします。一人でやるときはもちろんですが、プロジェクトとして複数人でタスクを実行する場合には特に重要です。