あらゆる仕事に優先順位をつける

仕事に優先順位をつける

まず仕事を把握する

仕事の優先順位をつける前にまず自分のやるべき仕事を把握しておきましょう。やるべき仕事は当日の朝考えるのではなく、前日のうちに、翌日やるべきこと、定期的にやるべきことを確認してリスト化しておきます。そしてそのやるべきことを忘れないようにします。例えば、やることリスト用のノートを作成して常に参照する、スマホの「TO DOリスト」や「カレンダーアプリ」などを利用してアラームが鳴るように設定するなどして、やることリストの確認を忘れないようにする仕組みを用意しておきます。そしてやることリストの中の重要な事柄にマークをしておきます。

仕事をする順番

仕事をする順番をきめます。重要な事柄を早く済ませたいと考えることは多いですが、緊急性がない重要なことがらは2番以降のタスクにして、まずはすぐに終わることを1番最初に持ってきます。頭を使わないですぐに終わる仕事を最初に持ってくることで、手早く終わらせることにより、仕事の進行に勢いをつけるためです。仕事の順番を決めるときには、その仕事の終了時刻も決めます。このタスクの時間は何時何分、これは何時何分、と仕事毎の終了時刻を決めておくのです。しかし仕事を予定通りスタートしても、割り込みの仕事が発生します。メールがきたとか、上司から仕事を頼まれた等ですが、仕事の分量が多いモノでなければ、すぐに片付けてしまいましょう。その後はやることリストどおり仕事を進めていきます。

重要なポイント

優先順位をつけた順番に仕事を進めていく際の注意点としては、一つ一つの仕事に完璧を求めずに大筋で問題がなければ、どんどん進めていくことです。完璧が求められる仕事は優先順位的には後回しにして、時間をたっぷりとって対応します。通常の仕事は、完璧に仕上げるというよりも一定のスピード感を持ってさばいていきます。完璧が求められる仕事の種類としては、重要度が高いが緊急性の低い仕事ということになります。これは時間を掛けてしっかり対応する必要があります。しっかり対応しておくことで、この件の緊急性が高くなったときに速やかに対応が可能になるからです。
最後に重要なポイントはやるべき仕事のうち、自分でなくても構わない仕事は若手の後輩などに振ってしまうことです。振ったら振りっぱなしにせず、その進捗を確認すると共に将来もう少し複雑な仕事が任せられるように準備をするように促します。