仕事の性質で優先度を決める

頭脳労働と単純作業を分ける

2つに分ける

仕事の優先順位をつけるといっても、予め重要な仕事とわかっている場合はどの順番にするかを決めやすいですが、仕事の振り分けがしづらいときには頭脳労働と単純作業を分けるという方法もあります。大ざっぱに言うと頭をメインに使う仕事か身体をメインに使う仕事かで分けることです。そして、ほとんどの仕事は頭脳労働と単純作業に分けられますので、2分類した上で優先順位をつけていきます。

頭脳労働と単純作業

頭脳労働は考えて処理することが要求される仕事です。考えるということは集中力も求められますので、身体の動きよりも脳の働きで仕事をするイメージです。例としては企画書の作成や会議の議事の作成等。それに対して単純作業は物を運んだり、ダイレクトメールを封筒に詰めるなどの定型の作業で、深く考えたり集中したりするよりもスムーズに身体を動かすことが要求されます。

頭脳労働を先にする

やることリストの中で頭脳労働と思われる仕事は優先順位の上位に持ってきます。スタート時間を早めにするということです。朝から昼までの午前中はまだ脳も疲労しておらず、仕事に集中することができる時間帯ですから頭脳労働をするようにします。そして頭脳労働が終わったあとに単純作業をするようにします。単純作業はやる内容が単純で定型化された仕事のため、余り考えることなく誰がやっても同じ成果を出すことができる仕事です。人に任せやすいので、任せることができればいいのですが、もし人がいないのであれば自分自身が身体を使う仕事として午後以降にやるようにしましょう。

場合によっては単純作業を先に

頭脳労働は午前中がいいのですが、例外もあります。例えば、前日の仕事の疲れが残っていたり、夜中まで仕事をして翌朝ぼんやりしているような時には、午前中に頭脳労働をするよりも、なるべく考えなくてもいい単純作業をした方がいい場合もあります。単純作業でぼんやりした頭がすっきりしてきたら、頭脳労働に切り替えていきます。このように日によって身体の調子を見ながら臨機応変に仕事の優先順位を変えていくことも、仕事を効率よく進めていくための秘訣です。単純作業は緊急性がない場合が多いので、今日できなくても明日に延期することが可能です。頭脳労働は緊急性がない場合でも、今日のうちに済ませることが望ましいです。というのも、頭脳労働は集中して取り組むことが必要な上、ある程度時間がかかるので、延期して頭脳労働が溜まってくると片付けるのにエネルギーが要求されるからです。
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