やるべき仕事をリスト化する

やる事リストの作成

やることをすべて書く

仕事に優先順位をつけて対応することをご説明しましたが、その優先順位をつけるもととなる「やる事リスト」の作成方法について説明を致します。やる事リストを作成することで、仕事の効率化の方向性が見えてくるはずです。
やる事リストは前日に用意をするとご説明しましたが、日頃からやるべき仕事が発生した段階でメモ帳などに記録していきます。いつでもやるべきと思ったことは「記憶」ではなく「記録」をしておきます。どんなに重要なことでも記憶し続けるのは困難ですから、メモが重要なのです。メモに書いたやるべきことをリスト化していきます。リスト化するときには、その項目を仕事単位に細かく具体的に分けていきましょう。分けることによって、仕事をより明確にするためです。
やる事リストはノートに記載するアナログな方法もありますが、PCやスマホで管理するデジタルな方法もあります。特にスマホ用の「TO DOリスト」アプリはたくさんありますので、自分にあったアプリを見つけることができれば、仕事の効率化を図るのも容易になるかもしれません。
例えばおすすめのTODOアプリとしてはFrognoteというアプリがあります。TODOリストだけでなく、メモ帳も同一画面で表示できますので、仕事中に気づいたやることをメモ帳に記録しておいて、時間のあるときにメモ帳からTODOリストに転載するという使い方ができるのです。
メモ ToDo Frognote

時限を決めてスタート日を書く

やる事リストに記載された仕事にはすべて時限を決めます。この時限が優先順位になるわけですが、時限と同時に仕事のスタート予定時間も記載しておきます。やる事リストに記載して時限を決めても、仕事をやらなければ意味がないからです。そのためにスタート予定時間を書き入れて、仕事の開始を意識するようにします。そして仕事がスタートしたら、今度は時限を意識して仕事を進めていきます。

仕事をやりながら実績を書く

優先順位のついたやる事リストに従って仕事を進めていきますが、仕事が終わる都度、そのスタート時間と完了時間も記録していきます。一日の仕事が終わったところで、やる事リストの計画と実績を見比べていきます。ここで自分の仕事に対する時間の見積もりが正しいかどうかのチェックができます。最初のうちは予定と実績が乖離するのは仕方がありませんが、この繰り返しをしていくことで、どの仕事ならどのくらいかかるかという見積もりの精度を高めていって、今後のやる事リスト作成に役立てていくようにしましょう。